Office Management & Executive Assistant (all genders)

Bei der HS Timber Group betrachten wir unsere Arbeit aus den unterschiedlichsten Perspektiven. So entdecken wir laufend neue Wege und entwickeln innovative Lösungen für die Zukunft. Damit das so bleibt, suchen wir Menschen, die etwas bewegen wollen, sich weiterentwickeln und mit uns gemeinsam einen Beitrag für eine nachhaltige Zukunft leisten.

Was wir eigentlich tun? Mit rund 3.000 Mitarbeitenden in Österreich, Deutschland, Rumänien, Argentinien, Finnland, Lettland und Schweden verarbeiten wir Holz in höchster industrieller Perfektion und beliefern Kundinnen und Kunden auf der ganzen Welt gemäß unserer Mission our wood shapes the future".

Office Management & Executive Assistant (all genders)

Office Management & Executive Assistant (all genders)

• Professionelle Organisation und Koordination von Terminen für die Eigentümer und das Management - inkl. vorausschauendem Kalender-, Prioritäten- und Abstimmungsmanagement sowie der Funktion als zentrale Vertrauens- und Ansprechperson
• Eigenständige Abwicklung vielfältiger administrativer und organisatorischer Agenden im Office Management mit hohem Anspruch an Servicequalität, Diskretion und Verlässlichkeit
• Verbindliche Kommunikation in Deutsch und Englisch mit internen sowie externen Ansprechpersonen, Gästen sowie Dienstleistungsunternehmen weltweit
• Unterstützung im Empfangsbereich und bei der Gästebetreuung als kompetentes Back-up in enger Abstimmung mit dem bestehenden Office-Team
• Punktuelle Mitwirkung bei der Reise- und Veranstaltungsorganisation sowie bei internen Projekten, Prozessoptimierungen und bereichsübergreifenden Abstimmungen
• Verantwortung für die Koordination von Werbemitteln - von Abstimmung, Angebotseinholung und Kostenübersicht bis zur laufenden Verwaltung und Dokumentation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAS / HAK / HBLA o.ä.)
• Erfahrung in einer Office-, Empfangs- Executive- oder persönlichen Assistenzfunktion
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse für eine professionelle Kommunikation im internationalen Umfeld
• Gepflegtes, gewinnendes Auftreten, sehr gute Umgangsformen und Freude daran, für Menschen und Themen die passende Lösung zu finden
• Organisationstalent mit vorausschauendem Denken, genauer sowie strukturierter Arbeitsweise, dazu Stressresistenz und Verantwortungsbewusstsein
• Eigeninitiative, Umsetzungsstärke, Teamfähigkeit und Souveränität bei punktuellen Arbeitsspitzen

• Kollegiale Atmosphäre mit Du-Kultur" im gesamten Unternehmen sowie eine abwechslungsreiche Vertrauensrolle mit direktem Einblick in Management- und Eigentümeragenden
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit & Social Benefits (z.B. Rabatt in der firmennahen Apotheke, Zuschuss zu den Fahrtkosten der Wiener Linien)
• Pluxee-Lebensmittelgutschein im Wert von EUR 2,- pro Arbeitstag im Büro zur freien Verwendung
• Büro in Top-Stadtlage mit modernster IT-Ausstattung
• Nachhaltigkeit ist gelebter Unternehmenswert - ideal, wenn auch dir dieser Aspekt am Herzen liegt.

Gehalt

Bruttojahresgehalt ab EUR 35.490,-- (All-In Vollzeit, gemäß Einstufung KV Handel, Stufe E) mit klarer Bereitschaft zur Überzahlung, je nach Qualifikation und Berufserfahrung

Überstunden

Es handelt sich um ein All-In-Gehalt, in dem anfallende Überstunden bereits enthalten sind.

• Mit Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Ihre Daten für die Zukunft speichern.

Über den Job

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Standorte: Wien

Detaillierte Angaben zur Stelle

• Montag bis Freitag
• 38,5 Stunden

• Wien 4. Bezirk (Wieden)

• MS-Office

• Englisch B2

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAS / HAK / HBLA o.ä.)

• Gute Anbindung
• Personalvergünstigungen
• Verkehrsmittelzuschuss
• Essenszulage

Alle Infos zur Bewerbung

Referenznummer: 106173