LOOP New Media - Office Management Assistant (m/w/d)

Diese Rolle ist das Rückgrat unseres täglichen Betriebs - sorgt für reibungslose Abläufe, eine einladende Atmosphäre und umfassende Unterstützung für unser Team und unsere Kund*innen.

Mit einem ausgeprägten Blick fürs Detail und echter Teamorientierung übernimmst du ein vielseitiges Aufgabenspektrum - vom Empfangsbereich bis zur Koordination von Events - und trägst dazu bei, dass LOOP jederzeit bestens funktioniert.

Office Management Assistant (m/w/d)

• Empfangsbereich betreuen: Telefonate entgegennehmen, den Empfangsbereich ordentlich halten, Kuriersendungen abwickeln, Post sortieren und verteilen sowie einen professionellen ersten Eindruck sicherstellen.
• Meetings und Gästebetreuung koordinieren: Kundinnen-Meetings vorbereiten, Besprechungsräume buchen und einrichten, Catering organisieren und Gäste sowie Kundinnen herzlich willkommen heißen.
• Dienstreisen unterstützen: Nationale und internationale Geschäftsreisen für das Team koordinieren und buchen.
• Events organisieren: Die Planung und Umsetzung interner sowie externer Veranstaltungen aktiv unterstützen - mit kreativen Ideen und strukturierter Organisation.
• Bürologistik im Blick behalten: Allgemeine Büroaufgaben übernehmen, darunter die Verwaltung des Poolfahrzeugs, das Erscheinungsbild des Büros sowie die Zusammenarbeit mit Haustechnik und Reinigungskräften, um hohe Standards zu gewährleisten.
• Materialien und Ressourcen verwalten: Bürobedarf beaufsichtigen, Lagerstände im Blick behalten und Beschaffungen koordinieren, um Engpässe zu vermeiden.
• Teamübergreifend unterstützen: Als zentrale Anlaufstelle für interne Anliegen fungieren, das gesamte LOOP Team an verschiedenen Standorten unterstützen und vielfältige administrative Aufgaben flexibel und diskret übernehmen.

• Ein gültiger Führerschein der Klasse B (Österreich) ist erforderlich.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse werden vorausgesetzt.

• Kostenlose Sport- und Fitnessangebote
• Yoga, Fitness, Klettern, Tennis und vieles mehr. LOOP übernimmt die Kosten und ermöglicht dir Zugang zu Fitnessstudios und Sportanlagen in ganz Österreich oder Deutschland.
• +20% Urlaubstage
• Wir glauben daran, dass es nie genug Zeit gibt um sich zu regenerieren und deshalb bekommt jeder LOOP Mitarbeiter +20% mehr Urlaubstage im Jahr wir nennen es Sunny hours.
• International und vielfältig
• Teammitglieder aus über 40 verschiedenen Nationalitäten an 7 Standorten, Englisch als Firmensprache und eine Frauenquote von 55% in der Führungsebene.
• Und vieles mehr
• Kostenloser professioneller Englisch- und Deutschunterricht für alle unsere LOOP-MitarbeiterInnen.
• LOOP Horizon - eine interne Akademie mit Workshops sowie internen & externen Referenten - für Inspirationen ist gesorgt.
• Premium Headspace-Konto für LOOP-MitarbeiterInnen, um sich durch unzählige Achtsamkeitsübungen besser entspannen und fokussieren zu können.
• Eine Bibliothek mit ausgewählten Hörbüchern aus verschiedenen Genres - von Bestseller-Romanen bis hin zu Sachbüchern.
• 50% Rückerstattung des Klimatickets.

Gehalt

Das Mindestgehalt liegt bei 35.000 EUR brutto pro Jahr (auf 38,5 Stunden Basis), das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt.

Klingt nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Online-Bewerbung .

Über den Job

Anstellungsart

Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt

ab 35.000 EUR jährlich

Positionsebene

Berufseinstieg, Berufserfahrung

Arbeitsmodell

On-site

Dienstort

Salzburg

Berufsfelder

Assistenz, Verwaltung

Eintrittsdatum

Stelle verfügbar ab 05.01.2026

Offene Stellen

1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber

Agentur LOOP New Media GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl

101 - 500 Mitarbeiter*innen

Standorte

Salzburg, Wien

Detaillierte Angaben zur Stelle

• Montag bis Freitag
• 38,5 Stunden

• Salzburg

• Büroorganisation
• Terminplanung
• Verwaltungssoftware
• E-Mail-Kommunikation

• Finanzbuchhaltung

• Deutsch B2
• Englisch B2

• Fitnessangebote
• Aus- und Weiterbildung
• Psychische Gesundheit
• Verkehrsmittelzuschuss

Alle Infos zur Bewerbung

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf
• Motivationsschreiben
• Führerschein

Ansprechperson

Head of People & Culture