Assistenz im Büro der Geschäftsführung (all genders)

Der Auftrag der Wirtschaftsagentur Wien ist die Stärkung und Entwicklung des Wirtschaftsstandortes Wien. Das vielfältige Portfolio erstreckt sich von der zielgerichteten Vergabe finanzieller Förderungen, professioneller Beratung, der Bereitstellung geeigneter Grundstücke und Spezialimmobilien bis zum weltweiten Standortmarketing für den Wirtschaftsstandort Wien.

Um zukünftigen Herausforderungen erfolgreich zu begegnen, entwickeln wir unsere Organisation und strategische Ausrichtung kontinuierlich weiter. Das Büro der Geschäftsführung ist dabei eine zentrale Koordinationsstelle, unterstützt die Geschäftsführung bei strategischen Entscheidungen, steuert abteilungsübergreifende Projekte und treibt die Weiterentwicklung der Wirtschaftsagentur Wien voran.

Zur Unterstützung dieser Aufgaben suchen wir ab sofort eine engagierte

Assistenz im Büro der Geschäftsführung (all genders)

20h / Woche

Aufgaben:

• Du koordinierst und verwaltest Termine der Geschäftsführung und bereitest Besprechungen, Sitzungen und Gremienunterlagen professionell vor und nach.
• Du verfasst, bearbeitest und versendest interne und externe Korrespondenz.
• Du bearbeitest eingehende Telefonanrufe, Posteingang und -ausgang und stellst eine effiziente Kommunikation sicher.
• Du empfängst und betreust Gäste der Geschäftsführung.
• Du recherchierst, bereitest Informationen strukturiert auf und erstellst Unterlagen, die bei der Entscheidungsfindung helfen.
• Du planst, buchst und wickelst Geschäftsreisen der Geschäftsführung ab, organisierst Unterkünfte, Verkehrsmittel und erstellst Reisepläne.
• Du erstellst und bearbeitest Bestellungen sowie Eingangsrechnungen und leitest sie an die Buchhaltung weiter.

QUALIFIKATIONEN:

• Du hast mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich auf C-Level, idealerweise im Umgang mit öffentlichen Stellen oder in der Verwaltung.
• Du verfügst über ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und gute Englischkenntnisse.
• Du bringst eine hohe organisatorische Kompetenz mit und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick.
• Du gehst sicher mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) um.
• Du kommunizierst klar, empathisch und auf Augenhöhe - schriftlich wie mündlich.
• Du trittst freundlich und hilfsbereit auf, bist eine verlässliche Ansprechperson und arbeitest gerne abteilungsübergreifend mit anderen Kolleg*innen zusammen.
• Du gehst deine Aufgaben eigenverantwortlich, genau, geduldig und selbstständig an.
• Du behandelst vertrauliche Informationen mit größter Diskretion und Sorgfalt.

Für diese Teilzeitstelle (20h/Woche) ist ein Bruttojahresgehalt von EUR 21.000,- vorgesehen. Je nach Erfahrung und Qualifikation ist eine Überzahlung möglich.

Aus datenschutzrechtlichen Gründen werden keine Bewerbungen per E-Mail angenommen. Die Bewerbungsunterlagen daher bitte ausschließlich über unser Bewerbungsportal einreichen.

Benefits

Wir schätzen das ausgesprochen gute, kollegiale und wertschätzende Arbeitsklima bei uns.

• Job mit Sinn

Egal, in welcher Rolle Sie bei uns Sie tätig sind. Wir haben alle das gleiche Ziel: die Stärkung und Entwicklung des Wirtschaftsstandorts Wien. Gemeinsam arbeiten wir an spannenden Projekten und Aufgaben. In der Wirtschaftsagentur Wien erleben wir die kontinuierliche Weiterentwicklung der Stadt erste Reihe fußfrei.

• Zentrale Bürolage mit guter öffentlicher Anbindung

• Gesundheitsangebote

Unsere körperliche und mentale Gesundheit ist wichtig. Angebote wie Informations- und Beratungsgespräche, Vorträge, Impfungen, Seh- und Hörtests, Gesundenuntersuchungen sowie Unterstützung bei psychosozialen Krisen können daher kostenlos in Anspruch genommen werden.

• Klimaschutz

• Diversität und Inklusion

• Team-Events

• Aus- und Weiterbildung

Unsere persönliche Weiterbildung wird durch unterschiedliche Kurs- und Seminarangebote unterstützt. Unsere eigene eLearning-Plattform WAcademy" ermöglicht das Lernen im selbstbestimmten Tempo und abgestimmt auf den individuellen Bedarf. Neben einfachen Sicherheitsunterweisungen finden sich hier auch themenspezifische Vertiefungen.

• IT-Ausstattung

Unsere moderne IT-Ausstattung ermöglicht uns ein professionelles, flexibles sowie mobiles Arbeiten. Je nach Arbeitsbedarf gehören Mobiltelefon, zweiter Bildschirm am Arbeitsplatz, Cloud-Lösungen, Fernzugang, Laptop, Tablet und sonstiges Zubehör zu Ihrer IT-Ausstattung.

• Flexible Arbeitszeiten und Home-Office

Arbeits- und Privatleben miteinander verbinden zu können, ist uns wichtig. Im Rahmen unserer Gleitzeitvereinbarung bieten wir eine flexible Gestaltung der Arbeitszeit an, ebenso führt eine bezahlte Mittagspause zu einer 37,5 Stundenwoche. Tageweises Home-Office ist für die meisten von uns selbstverständlich und mobiles Arbeiten aufgrund unserer IT-Ausstattung jederzeit möglich.

• Zusätzliche Urlaubstage

Es braucht auch Auszeiten vom Job. Neben dem gesetzlichen Urlaubsanspruch erhalten Sie nach Vollendung des ersten Arbeitsjahres einen weiteren Urlaubstag, nach weiteren drei Jahren kommt wieder ein Tag hinzu. Der 24. und 31. Dezember sind arbeitsfrei, Allerseelen und Karfreitag sind halbe Arbeitstage.

• Essenszuschuss

Für jeden Arbeitstag bekommen wir einen steuerfreien Essenszuschuss in Form von Restaurant- und Lebensmittelkarten. Diese können in vielen Restaurants und Supermärkten eingelöst werden. Kaffee, Tee und Mineralwasser wird kostenlos im Büro zur Verfügung gestellt.

• Vorsorge

• Ehrenamtliches Engagement

Wir unterstützen unsere Mitarbeiter*innen bei ihrem gesellschaftlichen Engagement und stellen für gesetzlich notwendige Schulungen im Rahmen von ehrenamtlichen Tätigkeiten zusätzliche Freistellungstage zur Verfügung. Ihr Einsatz wird bei uns wertgeschätzt und wir bieten die Flexibilität, ehrenamtliche Arbeit mit dem Beruf in Einklang zu bringen.

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Dein Kontakt für diese Stelle

Julia Prammer

HR & Organisation

prammer@wirtschaftsagentur.at

+43 699 140 86146

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