Executive Assistant to CEO (m/w/d)

Sie schätzen ein strukturiertes Arbeitsumfeld, behalten auch bei parallelen Themen den Überblick und treten professionell sowie zugewandt auf? Dann freuen wir uns, Sie kennenzulernen!

Executive Assistant to CEO (m/w/d)

• Sie koordinieren proaktiv die Termine sowie Prioritäten des Vorstandes.
• Sie fungieren als zentrale Ansprechperson innerhalb der Unternehmensgruppe und stellen eine professionelle interne und externe Kommunikation sicher.
• Sie bereiten Meetings eigenständig vor und nach, erstellen Agenden und Präsentationen und halten Ergebnisse strukturiert fest.
• Sie organisieren Geschäftsreisen (Flug, Hotel, Mietauto) und übernehmen die Abwicklung der Spesen.
• Sie stellen einen reibungslosen Bürobetrieb sicher und verwalten Arbeitsmittel, Büromaterial und Bestellungen.
• Sie koordinieren externe Dienstleister (z. B. Hausverwaltung, Reinigung) und fungieren als Schnittstelle nach außen.
• Sie organisieren interne Abläufe und haben Freude an der Planung von Teamevents und Schulungen.
• Sie übernehmen die Kontrolle und strukturierte Ablage von Rechnungen sowie Kassa- und Kreditkartenabrechnungen.
• Sie prüfen und geben Reisekostenabrechnungen frei und sorgen für eine effiziente administrative Abwicklung.
• Sie unterstützen bei gesellschaftsrechtlichen Themen und koordinieren Notartermine.
• Sie pflegen und optimieren interne Dokumente, Vorlagen und Übersichten.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder Office-Management-Rolle mit.
• Sie arbeiten strukturiert, eigenverantwortlich und mit hoher Diskretion.
• Sie überzeugen durch ein professionelles Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsstärke.
• Sie denken mit, handeln proaktiv und behalten auch in dynamischen Situationen den Überblick.
• Sie verfügen über ausgezeichnete Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse, jede weitere Sprache ist von Vorteil.

• Sie übernehmen eine Schlüsselrolle mit direktem Einfluss und Einblick in vielen unterschiedlichen Themen.
• Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen und agieren als vertrauensvolle Schnittstelle.
• Sie sind Teil eines professionellen, kollegialen Teams in einem dynamischen Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen.
• Sie profitieren von einem modernen Büro im Herzen der Wiener Innenstadt.

Gehalt

Für diese Position bieten wir ein Mindestbruttogehalt von EUR 47.600 pro Jahr (auf Basis Vollzeit/All-In), abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung, sowie die Bereitschaft zur Überzahlung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf.

Jasomirgottstraße 6/5, 1010 Wien

Über den Job

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Standorte: Wien

Detaillierte Angaben zur Stelle

• Montag bis Freitag
• 38,5 Stunden

• Wien

• Deutsch C1
• Englisch C1

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

• Gute Anbindung

Alle Infos zur Bewerbung

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf

Ansprechperson

Verena Tomassovits, LL.M.

Head of Human Resources