Assistenz der Geschäftsführung & Office-Management (m/w/d)

apartmentidealice landschaftsarchitektur placeWien scheduleTeilzeit calendar_month17.05.26

/ IDEALICE landschaftsarchitektur gestaltet seit fast 25 Jahren zukunftsfähige Stadtlandschaften und Freiräume. Klimafitte und nachhaltige Planung ist uns dabei ein großes Anliegen.
Wir schaffen Freiräume, die funktionieren und gleichzeitig überraschen - Wunderwelten" im Alltag, die entdeckt werden wollen.
Du liebst es, Dinge zu organisieren, den Überblick zu behalten und gleichzeitig kreativ zu sein? Du hast ein Gespür für Menschen, Kommunikation und Ästhetik? Dann bist du bei uns richtig!

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene Assistenz, Verantwortung übernimmt, den Überblick behält und durch eigenständiges Arbeiten Geschäftsführung sowie Team spürbar entlastet.

30 Std./Woche Wien

Deine Aufgaben

Office Management & Assistenz der Geschäftsführung

Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partner*innen
Eigenständige Abwicklung klassischer Office-Agenden und professionelles Terminmanagement
Vorbereitung und Koordination von Meetings, Workshops und internen Events

Buchhaltung & Personaladministration

Vorbereitung der Buchhaltung sowie Rechnungs- und Angebotslegung inkl. Mahnwesen
Zusammenarbeit mit externer Buchhaltung und Lohnverrechnung sowie Personaladministration

Projektunterstützung

Unterstützung bei Projektauswertungen, Controlling und Liquiditätsplanung
Erstellung von Präsentationen, Referenzmappen und Wettbewerbsunterlagen
Vorprüfung von Projektverträgen

Dein Profil

Gehobene kaufmännische Ausbildung oder einschlägiges Studium sowie mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder Office-Management-Funktion
Erfahrung in der Vorbereitung der Buchhaltung und Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Lohnverrechnung
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Excel ist dein Freund) sowie sicherer Umgang mit digitalen Tools
Strukturierte, genaue und zuverlässige Arbeitsweise sowie sehr gutes Termin- und Aufgabenmanagement
Hohe Professionalität, Verlässlichkeit und Eigenverantwortung im Arbeitsalltag
Eigeninitiative, Organisationstalent und Stressresistenz sowie Diskretion und Loyalität

Was dich bei uns erwartet

Ein kreatives, wertschätzendes Team mit viel Esprit
Moderner Arbeitsplatz im Sonnwendviertel (1100 Wien)
Beste öffentliche Anbindung (Nähe Hauptbahnhof)
Flexible Arbeitszeiten & Homeoffice-Möglichkeit
Weiterbildungsscheck und Raum für individuelle Wünsche

Du hast Interesse?

Wir freuen uns auf dich!

Schicke deine Bewerbung via smart bewerben.

Andrea Haftner, MSc
T: +43 680 330 69 10 (auch per SMS oder WhatsApp erreichbar)

Über den Job

Anstellungsart: Teilzeit (Festanstellung)
Positionsebene: Berufserfahrung
Arbeitsmodell: Hybrid
Dienstort: Wien 10. Bezirk (Favoriten)
Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: idealice landschaftsarchitektur
Mitarbeiter*innenanzahl: 1 - 10 Mitarbeiter*innen

Standorte: Wien

Detaillierte Angaben zur Stelle

Teilzeit (Festanstellung)

Montag bis Freitag
25 - 30 Stunden

Dienstort

Wien 10. Bezirk (Favoriten)

Erforderliche Kenntnisse

MS-Office
Excel

Benefits

Gute Anbindung
Flexible Arbeitszeiten
Home Office

Ansprechperson

Andrea Haftner, MSc

+43 680 330 69 10

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