Mitarbeiter:in Office Management

Dabei setzen wir auf unsere spezifischen Forschungs-, Entwicklungs- und Technologiekompetenzen, die die Grundlage für unser Bekenntnis zu Exzellenz in allen Bereichen sind. Mit unserer offenen Innovationskultur und unseren motivierten, internationalen Teams arbeiten wir daran, das AIT als Österreichs führende Forschungseinrichtung auf höchstem internationalem Niveau zu positionieren und einen positiven Beitrag für Wirtschaft und Gesellschaft zu leisten.

Für unser Team in der Competence Unit Cyber Security & Communication Technologies suchen wir nun eine engagierte und kommunikative Persönlichkeit für den Standort Wien.

Mitarbeiter:in Office Management (Teilzeit 25 h / Woche, Karenzvertretung für 2 Jahre)

CENTER FOR DIGITAL SAFETY & SECURITY

• Als Teil unseres Office Management Teams unterstützen Sie proaktiv einen Head of Competence Unit und dessen Team aus international Forschenden im täglichen operativen Geschäft, um die bestehenden Forschungsprojekte auch aus administrativer und organisatorischer Sicht erfolgreich abzuwickeln - von Unterschriftshandling über Terminorganisationen bis hin zu Unterstützung bei der Eventplanung, wodurch Sie nachhaltig zur effizienten Umsetzung von Prozessen und Arbeitsabläufen beitragen.
• Sie übernehmen ein breites und absolut abwechslungsreiches Aufgabengebiet, in welches Sie gerade zu Beginn durch Ihre Office-Kolleg:innen eingeführt und begleitet werden.
• Sie sind eine wichtige Anlaufstelle für Kolleg:innen sowie Projektpartner:innen bzw. Kund:innen bei Fragen zu organisatorischen Abläufen und wickeln diese und Ihre Aufgaben rasch, strukturiert und lösungsorientiert ab.
• Sie geben den Mitarbeitenden Support in der AIT-Toollandschaft und helfen ihnen, die notwendigen Schritte zu setzen (etwa für Projekte, bei Anträgen für Dienstreisen, bei der Arbeitszeiterfassung, etc.).
• Sie sind Schnittstelle zu anderen Abteilungen des AIT und dessen Serviceeinheiten (z.B. Einkauf, Human Resources, Marketing, etc.) und gewährleisten effiziente Informationsflüsse.
• Sie bewahren den Blick fürs Ganze und durch Ihre Flexibilität fällt es Ihnen leicht, mit unterschiedlichsten Aufgaben umzugehen.
• Mit Ihrem Teamgeist und Ihren Kompetenzen nehmen Sie in der Competence Unit eine Schlüsselfunktion für die Gewährleistung reibungsloser Prozessabläufe wahr und sind die erste Ansprechperson für neue und bestehende Mitarbeiter:innen.

Als Ingenious Partner zeichnet Sie aus:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS) oder Uni / FH
• Mehrjährige Erfahrung im Bereich Office-Management
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (inkl. Outlook, Excel, PowerPoint, Teams)
• Bereitschaft zur Einarbeitung und Betreuung der AIT-Toollandschaft
• Ausgezeichnetes Kommunikationsvermögen, sowie ein offenes und dynamisches Auftreten
• Begeisterungsfähigkeit, hohe Einsatzbereitschaft und Freude, sowie Zuverlässigkeit und Diskretion
• Eigenständiges und lösungsorientiertes Denken, sowie eine genaue Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was Sie erwarten können:

Wir bieten neben zahlreichen Benefits flexible Arbeitsbedingungen, individuelle Weiterbildungs- und Karrieremöglichkeiten in einem hochinnovativen Umfeld.

Gehalt

Das Bruttojahresgehalt bei Vollzeit (38,5 h / Woche) gemäß Kollektivvertrag beträgt EUR 49.980, --. Das aktuelle Gehalt wird entsprechend Ihren Qualifikationen und Erfahrungen individuell festgelegt.

Am AIT schaffen wir ein inklusives und familienfreundliches Arbeitsumfeld, das Chancengleichheit fördert und Vielfalt in der Belegschaft sowie in Führungspositionen gezielt ausbaut. Unter anderem setzen wir uns für eine Erhöhung unseres Frauenanteils im Unternehmen ein und freuen uns daher besonders über Bewerbungen von Frauen.

Bitte übermitteln Sie uns Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Motivationsschreiben, relevanten Zeugnissen und Dokumenten sowie einem Identitätsnachweis, online.

Über den Job

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Standorte: Wien, Seibersdorf, Braunau am Inn Ranshofen , Graz

Detaillierte Angaben zur Stelle

• Montag bis Freitag
• 25 Stunden

• Wien

• MS-Office

• Englisch C1
• Deutsch C1

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS) oder Uni / FH

• Flexible Arbeitszeiten
• Aus- und Weiterbildung